Beschwerdeprozess

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On 15.02.2020
Last modified:15.02.2020

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Beschwerdeprozess

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Beschwerdemanagement

Beschwerdemanagement (oder Reklamationsmanagement) ist die Gesamtheit aller systematischen Maßnahmen, die ein Unternehmen bei Beschwerden und. Wir sind dankbar für jedes Feedback, das uns hilft, unsere Arbeit zu verbessern. Daher nehmen wir jede Beschwerde ernst. Abwanderungsraten. • Kosten, die durch die Abwanderung zur Konkurrenz entstehen. • Kosten, die aus dem Kontakt (Beschwerdeprozess) mit dem Kunden​.

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Beschwerdeprozess
Beschwerdeprozess

Die Person, die die Beschwerde annimmt und das Ticket bearbeitet, muss dazu wissen, ob sie das Anliegen des Kunden sofort selbst bearbeiten und dem Kunden eine Lösung anbieten kann, oder an wen sie das Anliegen des Kunden weitergibt.

Wenn Sie das Problem nicht selbst löst, prüft sie die Beschwerde also anhand der Fragen:. Damit eine Anfrage, ein Anliegen oder eine Beschwerde von Kunden schnell und wirtschaftlich bearbeitet werden kann, sollten die Prozesse, die dadurch ausgelöst werden, möglichst standardisiert sein.

Ein wichtiger Baustein dafür ist, dass Sie Service Levels festlegen. Die Kernfrage dafür ist: Wer beantwortet am besten und schnellsten eine Kundenanfrage und verursacht dabei die geringst möglichen Kosten?

Im vierten Schritt wird das Anliegen oder die Beschwerde des Kunden bearbeitet und soweit möglich gelöst; der Prozess der Beschwerdebearbeitung wird durchlaufen.

Was dabei im Einzelnen passiert und welche Lösungen für den Kunden entstehen, hängt von der Art der Beschwerde ab.

Beispiele für die Beschwerdebearbeitung sind:. Was genau in diesen Fällen im Unternehmen durchgeführt wird, muss im Rahmen des Prozessmanagements festgelegt und eingerichtet werden.

Die Prozessabläufe sollten dokumentiert sein und in Schulungen an alle betroffenen Mitarbeiter vermittelt werden.

Wichtig ist: Der Kunde erhält innerhalb des zugesagten Zeitraums eine Rückmeldung, wie mit seiner Beschwerde verfahren wird und welche positiven Folgen dies für ihn hat.

Wenn der Kunde mit der Beschwerdebearbeitung zufrieden ist, sollte er auf die Möglichkeit der Weiterempfehlung hingewiesen werden. Dieses Potenzial für Empfehlungen sollten Sie unbedingt nutzen.

Sie können Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Kundenbeschwerden bearbeiten, dazu ermutigen, mit den Kunden gemeinsam eine Lösung zu finden.

Planen Sie Ihren Prozess für das Beschwerdemanagement. Nutzen Sie dazu die Erläuterungen aus diesem Abschnitt sowie die Vorgehensweise, wie sie im Handbuch-Kapitel zum Prozessmanagement erläutert ist.

Klären Sie insbesondere folgende Aspekte:. Nutzen Sie für Ihre Prozessgestaltung und für den Aufbau und die Etablierung Ihres Beschwerdemanagements die folgende Vorlage mit den einzelnen Prozessschritten sowie den dabei anfallenden Aufgaben und den genutzten Methoden und Werkzeugen.

In der folgenden Vorlage sind einige Möglichkeiten dafür aufgeführt. Wie gut Ihr Beschwerdemanagement funktioniert, sollten Sie daran erkennen, welche positiven Effekte es hat, wenn Sie die Kundenbeschwerden wie hier erläutert behandeln.

Um diese Effekte zu messen, brauchen Sie geeignete Kennzahlen. Im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels sind die wichtigsten Kennzahlen zum Beschwerdemanagement zusammengestellt.

Premium Themen Informationstechnik. Handbuch Überall. Management-Handbuch Qualitätsmanagement Beschwerdemanagement. Planen Sie Prozesse, mit denen Sie alle Kundenbeschwerden schnell, lösungsorientiert und wirtschaftlich bearbeiten.

Wichtig dafür ist, dass Sie die Ziele klären und die Aufgaben festlegen. Daraus ergeben sich die Prozesse und Prozessschritte des Beschwerdemanagements, die hier erläutert sind.

Ziele des Beschwerdemanagements. Deshalb sind zwei Ziele des Beschwerdemanagements entscheidend: Der Kunde muss genau in der Situation, in der er unzufrieden ist, sich beschwert und eine negative Erwartungshaltung gegenüber dem Unternehmen hat, einen positiven Eindruck von Ihrem Service erhalten.

Insbesondere dadurch, dass sein Anliegen und seine Beschwerde schnell und lösungsorientiert behandelt werden. Die Produkte, Dienstleistungen und Prozesse Ihres Unternehmens müssen daraufhin so verbessert werden, dass der Kunde zukünftig keinen Anlass zur Unzufriedenheit und Reklamation mehr hat.

Denn Beschwerdemanagement fördert das Image als kundenfreundliches und serviceorientiertes Unternehmen, stärkt die Kundenbindung und reduziert Kosten zur Neukundengewinnung, unterstützt das Empfehlungsmarketing, indem zufrieden gestellte Kunden ihre positiven Erfahrungen an Bekannte weitergeben, trägt dazu bei, Produkt- und Prozessmängel zu erkennen und abzustellen; in den meisten Fällen werden damit auch Kosten gespart, zeigt Potenziale zur Produkt- und Leistungsverbesserung auf und leistet damit einen Beitrag zum Innovationsmanagement.

Beschwerdemanagement basiert auf zwei Hauptprozessen. Aufgaben und Prozess zur Bearbeitung von Kundenbeschwerden.

Beschwerdestimulierung Es darf den Kunden nicht schwer gemacht werden sich zu beschweren. Beschwerdeannahme Wenn der Kunde sich entschieden hat, das Unternehmen mit einem Anliegen oder einer Beschwerde zu kontaktieren, dann braucht er dafür geeignete Kontaktpunkte.

Möglich sind: Telefon-Hotline mit Telefonnummer, Ansprechzeiten Rückmeldekarte beim Produkt E-Mail Webseite im Internet Foren im Internet Verkaufs- oder Servicepersonal, mit denen ein Kunde direkt sprechen kann Wenn eine Beschwerde eingeht, muss diese aufgenommen werden, und der Kunde muss eine Information erhalten, wie mit seiner Beschwerde umgegangen wird.

Tipp: Wie Sie den Kundenkontaktpunkt optimal gestalten. Prüfung der Kundenbeschwerde Der Kunde erwartet in der versprochenen Zeit eine Rückmeldung dazu, wie mit seinem Anliegen und seiner Beschwerde umgegangen wird und was das Unternehmen dazu tun wird.

Die Tickets werden geprüft nach: Art des Anliegens oder der Beschwerde richtiger Ansprechpartner und geeigneter Lösungsprozess Je nach Art der Beschwerde wird dann der Prozess ausgelöst, der für den Kunden eine Lösung herstellt.

Wenn Sie das Problem nicht selbst löst, prüft sie die Beschwerde also anhand der Fragen: Wer kann die Frage oder das Problem des Kunden fachlich beantworten oder lösen?

Wer kann entscheiden, welche Zusagen dem Kunden gemacht werden? Beschwerdebearbeitung und Reaktion auf die Kundenbeschwerde Im vierten Schritt wird das Anliegen oder die Beschwerde des Kunden bearbeitet und soweit möglich gelöst; der Prozess der Beschwerdebearbeitung wird durchlaufen.

Beispiele für die Beschwerdebearbeitung sind: Eine Lösung des Problems ist aus technischen oder wirtschaftlichen Gründen nicht möglich.

Dem Kunden wird das Bedauern ausgedrückt, die Gründe für die Entscheidung erklärt und gegebenenfalls eine Kompensation angeboten. Der Kunde erhält ein Ersatzprodukt oder eine andere vergleichbare Leistung.

Der Kunde erhält die Information, was er bis zu welchem Zeitpunkt bekommt. Das Produkt oder Dienstleistung werden nachgebessert oder ausgetauscht. Dazu wird ein Termin mit dem Kunden vereinbart, zu dem ihn ein Servicemitarbeiter besucht.

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